Пиши письма: две книги о деловой переписке

Сегодня навык эффективной коммуникации стал не просто важным, а жизненно необходимым, причем не только «белым воротничкам». Потребность в успешном общении вывела на рынок нехудожественной литературы целый пласт книг, посвященных теме текстов. Редакция Forbes Education решила изучить две из них — «Дело ясное» и «Переписка 2.0» — и оценить, может ли подобная литература чему-то научить.

Обе книги Карепиной начинаются с одинакового тезиса — письма должны быть понятными, а чтобы они стали понятными, их необходимо строить по «методу дерева», как это названо в первой книге, или по «принципу пирамиды» — во второй. Несмотря на разницу названий, смысл везде один: чтобы адресат легче и лучше усвоил смысл, текст должен начинаться с главной информации, а каждый абзац (или «блок») — с ключевого для него тезиса. При этом сами «блоки» тоже должны быть выстроены по критерию приоритета информации: главное — выше, второстепенное — ниже. В «Переписке 2.0» Карепина прибегает к изобретательной метафоре: письмо она уподобляет самолету. Места первого класса, как и полагается, должны быть в начале авиалайнера, и чем дальше от носа, тем дешевле места.

Не менее изобретательны и примеры, к которым обращается автор. В более ранней работе она предлагает читателю по текстовому описанию попробовать нарисовать «мифическое существо». Описание звучит так:

Получившуюся у читателя картинку предлагается сравнить с тем, что она загадывала изначально (фото процитировано в конце данного материала, чтобы сохранить интригу). Справедливо заметив, что читатель мог оказаться в смятении («Не знаю, — пишет Карепина, — насколько картинки оказались похожи, — но что-то подсказывает мне, что вы не очень довольны моим описанием…»), автор предлагает исправить текст следующим образом:

Теперь в тексте как раз и реализован «метод дерева»: сперва — самое важное (выделено жирным), затем — расположенные в порядке важности (в данном случае — детализации) элементы: голова, глаза и то, что находится на голове. (Оставим за скобками, почему автору книги рога показались менее значимой деталью, чем глаза.) В каждом абзаце после основного тезиса начинается его уточнение: не просто голова, а «черная, покрыта шерстью», но с серым носом, не просто рога, а «загнутые, как две баранки», похожие на бараньи.

В более поздней книге автор иллюстрирует идею другим примером. Первоначальный текст Карепина приводит такой:

Задача читателя — отгадать зашифрованную в нем известную фразу. Затем автор предложила «перетасовать» текст. Получилось следующее:

«Когда мы пробегаем глазами текст, составленный из абзацев, то автоматически попадаем в начало каждого из них, — пояснила Карепина. —- Наша задача — грамотно распорядиться «дорогими местами» [имеются в виду начала текста и начало абзацев — прим. ред.], поставить туда именно то, что нужно».

Одним из самых ценных и самодостаточных фрагментов (за исключением частей о «главном правиле») у Карепиной стала глава «Немного об отношении» в «Переписке 2.0», в которой объясняется, как в тексте случайно не прозвучать грубо. Саму суть проблемы автору удалось передать в обобщенной форме целостно и демонстративно. Более того, автор препарирует тему и показывает, как функционирует создание впечатлений от текста, причем делает это крайне простым языком на нарочито упрощенных примерах, под конец все систематизируя в виде простой памятки-таблицы. В контексте самой темы подобный подход оправдал себя, и, казалось бы, то же можно ожидать и от других частей текста, но в раскрытии иных аспектов письма это скорее не работает.

Так, например, Карепина объясняет: «Если нам требуется просто донести до адресата какую-то информацию, "чтоб знал", — мы пишем информирующее письмо. Если нужно добиться, чтобы адресат поступил по-нашему, сделал, как мы хотим, — то убеждающее». Она уточняет, что «ключевым отличием информирующих писем от убеждающих в том, может ли адресат не послушаться. Если не может, письмо будет информирующим. Если может (и мы должны его убедить) — то убеждающим». Каждому из типов Карепина уделяет по целой главе, показывая на конкретных примерах, как верно построить структуру текста и как исправить ошибочные, на ее взгляд, фрагменты. Доходит до элементарного: в рассказе про убеждающие письма (именно в этом случае — письмо с коммерческим предложением) автор указывает, что внимание адресата можно удержать, обозначив либо важность вопроса, либо выгоду, которую он может получить.

Однако кажется, что при составлении коммерческого предложения демонстрация выгоды — одно из основных положений, которому учат любого менеджера по продажам. И даже если письмо не является продающим, обращаясь к человеку с просьбой, выглядит вполне логичным объяснить важность дела. Это уже скорее не вопрос мастерства составления писем, а этики и этикета. Вероятно, даже тому читателю, который никогда не имел дела с перепиской, в первую очередь нужно предложить не схемы, а смыслы (если угодно — теорию) в достаточном для полного понимания изложении: определение интенций адресата, связь структуры текста с его желаниями или ожиданиями, причины коммуникативных провалов, неуспешного убеждения и т.д. Иными словами, сделать то же, что Карепина делала в других темах. Однако, к сожалению, автор решила не углубляться в эту тему, и из-за недостатка теоретической подкованности у читателя, на наш взгляд, могут возникнуть трудности с формированием общего представления о методах составления писем.

Важно заметить, что Карепина использует метод кейс-стади, при котором учащиеся сами должны решать определенные проблемы и тем самым вырабатывать нужные для практики навыки. Однако строго линейный разбор кейса вряд ли может развить необходимые умения у тех читателей, которые еще не обладают сформированным практическим фундаментом в сфере текстов. Но в книгах есть и прописанные алгоритмы того, что и как нужно сделать, чтобы создать хорошее письмо. Для начинающих это может оказаться крепким подспорьем на старте.

Отдельное внимание Карепина уделила структуре предложений, назвав их «плавучими». Ее советы сводятся к тому, что объясняют еще в начальной школе: в предложении должны быть подлежащее и сказуемое (что это автор тоже напомнила), где подлежащее — это герой, сказуемое — его поступок. Все это подкреплено множеством примеров и логических размышлений о том, как сделать лучше. Разумеется, нельзя сказать, что Карепина хоть в чем-то не права. Напротив, советы по построению предложений могут оказаться для многих полезными.

В свое время книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай!» произвела фурор в креативной индустрии. Нередко появлялись вакансии на позицию копирайтера, в которых было указано «знать, понимать и применять Ильяхова» и вариации с тем же смыслом — к «Пиши, сокращай!» относились как к практическому руководству, и складывалось ощущение, что так называемые «стоп-слова» вовсе исчезнут из языка. Но спустя какое-то время идолопоклонничество сменилось трезвым взглядом, и в вакансиях стали появляться такие фразы, как «знать "Пиши, сокращай!", но и иметь свою голову на плечах». Сегодня же есть немалая группа специалистов, которая негативно относится к трудам Ильяхова, однако он оставил заметный след в восприятии коммуникации массовым потребителем — мысль о том, что нужно заботиться о читателе, решать его проблемы и что успех коммуникации лежит на плечах того, кто ее затевает, и в действительности Ильяхов предлагал научиться именно этому, а не тому, как избавиться от «стоп-слов» и «воды» (хотя и это, конечно, тоже).

Книги Карепиной же могут стать проводником для тех, кто только учится эффективной деловой коммуникации или вынужденно с ней столкнулся. Более того, предложенные автором шпаргалки и таблицы помогут если не в написании реального письма, то уж точно в преодолении страха чистого листа — главной проблемы для многих даже умелых авторов текстов. «Дело ясное» или «Переписка 2.0» могут оказаться полезными для начинающих, но вряд ли окажутся настольными книгами, к которым читатель возвращается в течение нескольких месяцев, что с определенного ракурса тоже можно считать достоинством работ Карепиной.