5 советов по офисной грамотности

Правила деловой переписки

АВТОРЫ:
Кира Дружинина,
Forbes Russia Education Contributor, преподаватель кафедры русского языка Института филологии, журналистики и межкультурной коммуникации Южного федерального университета, автор и ведущая курса «Что-то на офисном, или Нормы и правила бизнес-правописания» – совместного проекта Тотального диктанта и IT-компании "МойОфис"
Владимир Пахомов,
Forbes Russia Education Contributor, главный редактор портала «Грамота.ру», научный сотрудник Института русского языка им. В. В. Виноградова РАН, ведущий курса «Что-то на офисном, или Нормы и правила бизнес-правописания» – совместного проекта Тотального диктанта и IT-компании "МойОфис"

Большинство из нас знает и понимает азы общения в бизнес-среде. Сотни тысяч компаний, где трудятся миллионы людей, делают свое дело – люди привыкли писать деловые и официальные письма, переписываться с партнерами в мессенджерах и готовить коммерческие предложения. И если в орфографии и грамматике есть определенные правила, то с правилами деловой переписки пока много разногласий.

В этом материале поделимся советами по бизнес-правописанию.
Кому и зачем нужна офисная грамотность?
Темп жизни сказывается и на правилах переписки. Еще 50 лет назад бумажное письмо писалось раз в месяц, в него вносили только самое важное, а затем еще месяц ждали ответ. Сейчас темп жизни требует мгновенной реакции: сообщение в мессенджере, оставленное без ответа, вызывает чувство тревоги и у отправителя, и у получателя. Создается иллюзия, что скорость становится важнее качества письма. Мы надеемся на Т9, автозамены, на то, что «и так поймут». Однако это иллюзия. Грамотная письменная речь по-прежнему остается такой же необходимостью, как и деловой внешний вид. Письмо — это тоже лицо человека, а понятное изложение мысли поможет избежать разночтений и недопониманий с собеседником.

В правилах деловой коммуникации есть множество нюансов. Например, строгим стандартам подчиняются письма на бланке организации. Эти письма — результат, а предшествующая коммуникация идет в мессенджерах или по электронной почте. Вот тут-то и пригодятся нормы и правила бизнес-правописания.
Совет 1. Форматируем текст
Для коммуникации очень важно содержание, но не менее важна и форма. Ведь форма – это первое, на что обращает внимание адресат. И если ваше письмо небрежно оформлено, а в документе скачут шрифты и интервалы, это может насторожить или даже оттолкнуть получателя. Конечно, всегда можно сказать, что содержание важнее. Но мы призываем стремиться к гармонии.

Мы рекомендуем настроить одинаковые абзацные отступы, проверить интервалы, сделать выравнивание по ширине страницы, выбрать тип и размер шрифта. Убедитесь также, что заголовки в документе оформлены в едином стиле, используется тире одинаковой длины. Это базовые правила, но их используют почему-то далеко не все.
Совет 2. Выбираем: Вам или вам
Люди много лет спорят, писать ли «вы» с большой буквы или строчной. Предлагаем обратиться к правилам. Первое, что нужно, – понять к кому мы обращаемся. Если к нескольким лицам, например, к коллегам, то здесь без вариантов – только со строчной буквы.

С обращением к одному лицу все немного сложнее. Традиционным считается написание «Вы» с прописной буквы, если мы обращаемся к одному лицу в официальном документе и тем самым выражаем уважение к собеседнику.

Уменьшится ли уважение, если мы напишем «вы» со строчной буквы, но в переписке в мессенджере? Конечно, нет. Поэтому в деловой коммуникации вполне допустимо писать «вы» как со строчной, так и с прописной буквы. Здесь речь идет не только о следовании правилу, но и об эффективной коммуникации.

В последнее время много говорят о коммуникативной дистанции. И выбор написания может зависеть от того, насколько собеседники близки друг к другу. То есть можно просто оценить условную дистанцию между собой и собеседником. И если адресат занимает значительно более высокую позицию, то уместно будет обратиться к нему на «Вы» с заглавной буквы.
Совет 3. Убедительная просьба исключить канцеляризмы
У. Зинсер писал: «Мы стараемся приукрасить свою речь, чтобы казаться важнее». Это очень ярко отражено в бизнес-коммуникации, особенно в официальной переписке и разного рода отчетах. Часто в текстах мелькают «убедительная просьба», «осуществляет поставки», «формирует риски усиления» вместо «прошу», «рассчитывает», «повышает вероятность». А эффективность коммуникации зависит от того, насколько ясно и четко человек может излагать свою мысль. И тут отлично работает принцип «Важно не то, что вы хотели сказать, а то, что услышал ваш собеседник».

Чем опасна канцелярская речь?

  • Оторванность от аудитории. Ведь мы не разговариваем канцеляризмами в повседневной жизни, а строим свою речь по другим правилам. Мы не оказываем содействие, а помогаем, не включаемся в кампанию по организации борьбы за подметание улиц, а просто подметаем улицы.
  • Нечитабельность. Канцеляризмы затрудняют восприятие текста. Конечно, если автор не пишет официальное письмо и не использует официально-деловой стиль текста.
  • Раздувание объема. Канцеляризмы удлиняют текст и даже поисковые системы расценивают канцеляризмы как «воду» (стоп-слова, не имеющие смысла).

Однозначно ли плохи канцеляризмы? Не всегда. Бывают ситуации, в которых канцелярит оказывается тем самым понятным языком для собеседника. В любом случае нужно учитывать коммуникативный контекст, т.е. те условия, в которых протекает общение.
Совет 4. Нужно ли ожидать фидбека от визави
Еще один бич бизнес-коммуникации — это неоправданные заимствования: «лакшери», «дей офф», «патимейкер» и пр. С одной стороны, мы не разделяем пессимистичную точку зрения, согласно которой заимствования испортили наш язык, а с другой — всему свое время и место.

Заимствования из других языков могут полностью заменять русские слова по смыслу (скажем, «агриться» и «злиться»), в их использовании нет никакой необходимости. Часто такие англицизмы становятся временным явлением: мода на слово прошла, и оно исчезло. В наше время никто не говорит «шузы» вместо «обувь», такой потребности в нашем языке просто нет.

Другая ситуация, когда заимствование занимает свою нишу в языке, привнося новые смысловые оттенки и более кратко выражает смысл, чем в русской версии. Например, слово «бренд» имеет более широкое значение, чем словосочетание «торговая марка», а «фидбэк» гораздо короче и позволяет нам сэкономить речевые усилия по сравнению с русским «обратная связь». Еще один пример — отличное прижившееся в языке слово «селфи» — описывает явление, которого в нашей жизни 20 лет назад еще просто не было. В целом эволюция языка — процесс естественный, нас уже давно не удивляет французское слово «рутина», например.

При использовании заимствований важно быть в одном инфополе с собеседником, понимать друг друга. Чем более официальный тон у переписки, тем меньше языковых экспериментов можно себе позволить.
Совет 5. Пишите. Сокращайте. Не сокращайте.
Раньше говорили «бумага все стерпит». Сейчас говорят «интернет и подавно все стерпит». Мы уже не удивляемся, когда получаем письмо от клиента с ответом «норм» или «ок».

И снова скажем, что все зависит от того, какая дистанция между собеседниками. В мессенджере можно ограничиться кратким «ок», но не стоит заменять «спасибо» на «спс». Можно, сказать, что так мы пытаемся экономить коммуникативные усилия, но скорее демонстрируем речевую небрежность. Это может быть допустимо в неформальной коммуникации, но не в бизнес-коммуникации.
В бизнес-коммуникации мы ставим во главу угла эффективность. Учитывайте, что результат напрямую зависит не только от того, насколько быстро мы реагируем. Важно еще, как мы это делаем. Разнообразные ошибки, канцеляризмы, неоправданные заимствования — все это усложняет понимание и может сделать коммуникацию неэффективной, а то и вовсе привести к разрывам в коммуникации.

Грамотность — это забота о собеседнике. Будьте грамотны — проявляйте заботу.



25 февраля / 2022
МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Будьте в курсе!
Получайте актуальную информацию о мероприятиях и новых материалах об образовании от Forbes Education.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных согласно 152-ФЗ. Подробнее