Пусть говорят, или секреты обучения эффективным коммуникациям

Гид по развитию навыков успешной коммуникации сотрудников
от Toastmasters

АВТОР:
Татьяна Куликова
Forbes Russia Education Contributor
директор департамента управления персоналом и операционной поддержки бизнеса Хальдор Топсе
В современном мире навыки эффективного общения находятся в топе списка soft skills, необходимых для успеха в бизнесе и карьере. Но проблема в том, что не все мы прирожденные ораторы.

Сколько проводится встреч и собраний, где руководители монотонно вещают важную информацию, тут же ускользающую из памяти? Или складываются ситуации, когда надо провести презентацию для важного клиента? Идет усиленная подготовка, придирчиво шлифуются слайды, заучиваются основные тезисы, обдумываются ответы на провокационные вопросы, но приходит день «Х», и… в процессе выступления вдруг начинают подрагивать колени, трястись руки, забываются сто раз отрепетированные фразы, а в итоге впечатление получается смазанным.

Подобное не редкость, когда на позициях, где необходимо взаимодействовать с людьми, убеждать, влиять и продавать, находятся сотрудники, у которых есть отличные профессиональные знания и опыт, но нет умения ярко и уверенно выступать.

Неумение эффективно доносить важный контент может оказаться чувствительным для бизнеса. Даже самая полезная информация не будет восприниматься должным образом, если она будет доноситься занудно, излишне детализировано, недостаточно структурированно или без грамотно подведенных итогов.
Выбор варианта обучения
В бизнесе крайне важно, чтобы спикера не просто услышали, а последовали его призыву (к покупке, выполнению задачи или сотрудничеству). Именно поэтому его речь должна запомниться и найти отклик у аудитории. Но как достичь такого результата тем, для кого ораторское мастерство – зона развития? Ведь чтобы шлифовать навыки коммуникации, требуются временные и финансовые ресурсы.

Хорошие тренинги стоят дорого и, как правило, работают краткосрочно, а выживаемость знаний без регулярной практики низкая. Сходил сотрудник на тренинг, потратил 2-3 дня, вернулся, а среды, в которой можно дальше регулярно практиковать полученные навыки, в компании нет, поэтому знания быстро уходят в пассив. Различные школы ораторского мастерства – более надежный вариант, но часто затратный и далеко не всем доступный. Коучинг, менторинг публичных выступлений – эффективны, но также требуют определенных расходов и пространства для отработки, часто применяются при подготовке к разовым конференциям или эпизодическим важным выступлениям. Конечно, всегда есть бесплатный обучающий контент в интернете, но он дается заведомо без обратной связи, плюс полностью зависит от самоорганизации и так занятого сотрудника.
Альтернативное решение
Волшебной таблетки, как водится, нет, но есть почти столетием проверенная система, которая с минимальными вложениями позволит сотрудникам натренировать навыки уверенных публичных выступлений и стабильно поддерживать прогресс.

Это клубная система международной некоммерческой образовательной организации Toastmasters International. Возникла она в США в 1924 году. Цель – развивать и взращивать навыки ораторского искусства и лидерства ее участников через посещение регулярных обучающих встреч в локальных клубах по всему миру. Сейчас система представлена в 149 странах, насчитывает 15 800 клубов и 300 000 членов.

В России она стала развиваться не так давно, поэтому на данный момент здесь официально зарегистрировано 11 клубов. Из них корпоративным является Haldor Topsoe Moscow Toastmasters club, основанный в 2018 году. Московскому офису датской компании «Хальдор Топсе» требовалось решение для регулярной и качественной отработки навыков ораторского мастерства своих сотрудников. На помощь пришел успешный опыт западных коллег из головного офиса, где подобный клуб уже существовал. Также поддержку оказало сообщество коллег из российских небизнесовых клубов – его опытные эксперты-волонтеры помогли HR-департаменту открыть первый корпоративный клуб в Москве.
Формат
Процесс обучения строится так: организовывается клуб, его членами становятся сотрудники, которым необходимо развивать коммуникативные компетенции для улучшения профессиональных результатов.

Все необходимое – личный аккаунт, учебные материалы, возможность отслеживать прогресс и получить сертификаты за прохождение каждого уровня – доступно на сайте, учиться можно из любой точки мира в любое время.

На выбор предлагается 11 тематических образовательных программ (Pathways): например, «Динамическое лидерство», «Инновационное планирование», «Стратегические отношения», «Эффективный коучинг» и другие.

Каждая программа строится на системе проектов (подготовленных речей), в рамках которых от простого к сложному поступательно развивается техника и мастерство. Начинается все с навыка создания четкой структуры речи, затем проект за проектом добавляются жесты, интонирование, аргументация, сторителлинг, юмор и т. д. Всего 5 уровней сложности. На каждом несколько проектов-заданий по различным компетенциям.

Программа типовой встречи:
  • 2-3 подготовленные речи на 5–7 минут;
  • сессия импровизации: 10–12 выступлений по 2 минуты;
  • оценка/рецензия на каждую речь;
  • общая оценка встречи;
  • отчеты экспертов по грамматике и хронометражу;
  • квиз (вопросы на активное слушание);
  • вступление и завершение от ведущего встречи.

Длительность – примерно 1,5 часа. Оптимально проводить 1-2 встречи в месяц, чтобы поддерживать регулярность и не перегружать сотрудников. Мы проводим встречи раз в три недели в рабочее время.

Роли на типовой встрече:
  • тостмастер (ведущий встречи);
  • спикер (с подготовленной речью);
  • ведущий серии импровизации;
  • эксперт по чистоте речи (следит за словами и звуками-паразитами);
  • эксперт по грамматике (следит за грамматикой и словарным запасом выступающих);
  • хронометрист (следит за временем каждого выступающего);
  • оценщик подготовленной речи (рецензент);
  • общий оценщик встречи (главный эксперт);
  • квиз-мастер (ведущий 5-минутной сессии вопросов и ответов);
  • ментор (помогает отшлифовать и улучшить речь до встречи);
  • гости/слушатели.

Как правило, члены и гости клуба пробуют себя в разных ролях, чтобы развиваться всесторонне, например, прокачивать умение давать обратную связь, вырабатывать организационные и лидерские навыки.

Полезно приглашать более опытных тостмастеров из других клубов на самые сложные роли.

Форматы встреч:
  • офлайн, в офисе компании – оптимальный вариант, благодаря присутствию зрителей, энергетике слушателей, контакту глаз, перемещению перед аудиторией лучше получается отрабатывать навыки;
  • онлайн-формат;
  • гибридный – стал особенно популярен во время пандемии.
Участники
Залог успешного развития клуба и главный лайфхак – хорошая мотивированная команда активных людей с драйвом и вовлеченностью. Без инициативной группы проект заглохнет. В команде должен быть ответственный и мотивированный на развитие человек, а также координатор, который возьмет на себя всю организационную рутину (рассылку приглашений, учет прогресса, составление программы встреч и т. п.). Важно также брать в команду не только сотрудников HR-отдела, но и подключать коллег из бизнес-подразделений.

Чтобы запустить клуб, необходимо зарегистрировать 20 членов на первые полгода. В последующие полугодия их не должно быть меньше 8.

Лучше сначала провести ознакомительную встречу для сотрудников, демо от опытных тостмастеров, поучаствовать в качестве гостей во встречах других клубов, посмотреть на отклик, интерес и только после серии стабильно успешных встреч имеет смысл приступать к регистрации собственного клуба.

В системе Toastmasters команда называется «Офицеры клуба» и в неё входят:
  1. президент (обязательно);
  2. вице-президент по образованию (обязательно);
  3. вице-президент по членству (обязательно);
  4. вице-президент по PR (опционально);
  5. секретарь клуба (опционально);
  6. казначей (опционально);
  7. сержант (опционально).

Совет из опыта «Хальдор Топсе»: для клуба очень полезен приглашенный опытный ментор-волонтер из другого клуба, который на постоянной основе будет помогать готовить встречи и конкурсы, корректировать речи спикеров, приглашать сильных гостей и в случае необходимости сможет подхватить любую роль на встрече.
Подводные камни
Основная сложность в корпоративном формате клуба – мотивация. Регулярная рутина, командировки, усталость отвлекают и влияют на приоритеты сотрудников. Ведь на подготовку даже 5-минутной речи им нужно выделить время. Также приходится сталкиваться с периодическим сопротивлением, но в целом после временных пропусков чаще всего сотрудники снова приходят на встречи клуба и продолжают двигаться дальше.

И, конечно, затраты, хоть и сравнительно не большие, но присутствуют:
  • регулярный полугодовой членский взнос за каждого участника – $45;
  • разовый взнос за регистрацию нового члена клуба $20;
  • единовременный разовый взнос за регистрацию нового клуба – $125.

При этом, клуб не требует расходов на внешних провайдеров, диджитализацию, IT-инфраструктуру и другое.
Результат
Регулярно и постепенно в доброжелательной атмосфере коллег отрабатываются навыки, растет мастерство и опыт сотрудников. Это не разовая история, а поступательное взращивание, наработка опыта с постоянной персональной обратной связью. То есть, создается среда. А в компании единомышленников гораздо проще учиться и прогрессировать. За 3 года мы провели 46 встреч, на которых примерно 30% сотрудников улучшили свои навыки публичных выступлений. Им стало легче выступать перед высокопоставленными заказчиками, они увереннее держатся, убедительнее и интереснее презентовать сложные решения и сервисы компании.

Также у сотрудников есть дополнительный повод взаимодействовать кросс-функционально. В условиях пандемии, когда из-за удаленной работы часто теряется ощущение общности, а подобный формат отлично работает на сплочение. Клубные встречи – по сути, небольшие корпоративные мероприятия, которые не только развивают, но и объединяют.

И главное, клуб легко реализуем в собственном корпоративном пространстве.
13 декабря / 2021

МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Будьте в курсе!
Получайте актуальную информацию о мероприятиях и новых материалах об образовании от Forbes Education.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных согласно 152-ФЗ. Подробнее